Para cumplir los objetivos que se han planteado, la planificación es fundamental, pues nos permitirá tomar en cuenta cada uno de los pasos a seguir y las estrategias por aplicar. Se pueden hacer planes de trabajo para una gran cantidad de actividades. Para ello solo necesitarás una plantilla en Excel y hoy te contaremos cómo se hace.
¿Qué es un plan de trabajo?
Los planes de trabajo son documentos que se crean con el fin de organizar las actividades a realizar para cumplir con un objetivo. Aquí se determinará cuál es la meta a conseguir, los procesos que se deben completar para alcanzar la meta, los plazos de cada proceso, los miembros involucrados, y por supuesto las estrategias que se aplicarán.
Teniendo en cuenta lo anterior, los planes de trabajo son herramientas. Estas herramientas serán utilizadas para distintos fines, como lo pueden ser empresariales, educativos o hasta personales.
¿Cómo se hace un plan de trabajo?
Los planes de trabajo tienen la particularidad de ser un tanto flexibles. Esto quiere decir que aunque existe una estructura a seguir, cada plan podrá tener diferencias de acuerdo con las necesidades. Por ello, te daremos los pasos a seguir para que lo hagas muy bien.
Determina el objetivo
Lo primero que tienes que hacer es determinar cuál es la meta del plan. Esto es aquello que quieres conseguir y por siguiente es el objetivo. Ahora, para que sea un objetivo adecuado, este tiene que ser alcanzable, y que lo sea lo determinará el contexto, tus herramientas, las posibilidades y los recursos materiales e inmateriales.
Date cuenta de las facilidades y limitaciones de tu objetivo
Retomando el punto anterior, tu plan deberá ser alcanzable. Y para ello tienes que darte cuenta de cuáles son las facilidades y los límites. Por ejemplo, si tu objetivo es alcanzar aumentar la producción de tu compañía, pero tienes pocos empleados, esa es una limitación. Así que si quieres conseguir el objetivo deberás hacer cambios.
Desarrolla una estrategia
Un objetivo sin una estrategia hará que el plan de trabajo falle. Entonces deberás pensar en la forma en la que podrás conseguir el objetivo que te has planteado. Por ejemplo, si quieres aumentar las ventas, tu estrategia podría ser crear una publicidad atractiva, ofrecer promociones o lanzar un nuevo producto interesante.
Delega responsabilidades
En pocas ocasiones una sola persona podrá desarrollar de forma eficiente un plan, pues este suele estar compuesto por procesos complejos. Así que para que el objetivo se alcance, deberás delegar responsabilidades a tu equipo. Con esto, el plan avanzará de forma adecuada, cada quién sabrá qué tiene que hacer y si hay algún fallo en el proceso, se alertará a tiempo.
Fija los plazos
De acuerdo con la revisión documental que hemos hecho en portales como plantillas-excel.net hemos evidenciado que establecer plazos en el plan es decisivo para su cumplimiento. El objetivo en el plan es la meta, pero para llegar a él se tienen que cumplir pasos, y cada uno deberá tener un plazo.
Por ejemplo, si se quiere aumentar la producción, la fase uno del plan será contratar a más empleados. Entonces, el proceso de reclutamiento durará 2 semanas. El siguiente paso, será la capacitación de los empleados nuevos, que durará 1 semana. Y así se fijarán los plazos de cada paso para llegar al objetivo.
Esto también es útil pues le ayudará a los miembros para saber si algo está fallando durante la marcha. Entonces, si algo está mal, se puede corregir en el momento para evitar que afecte el cumplimiento de la meta.
Define los recursos
Cada plan necesitará recursos diferentes, estos pueden ser humanos, como profesionales en diferentes áreas. A veces pueden ser físicos, como los de maquinarias, y hasta financieros cuando requerimos dinero para llevarlo a cabo.
Mide los resultados obtenidos
Cuando hayas llegado a la fase final del plan, podrás determinar si ha sido exitoso o no. En ocasiones, el objetivo se cumplirá por completo, de manera parcial o simplemente no se conseguirá. Pero esto solo se podrá saber una vez haya terminado la última fase y se haga el análisis de los resultado. Así, quedará claro qué ha fallado o en qué se puede mejorar.
