Con el fin de facilitar el ejercicio de los derechos y deberes de los ciudadanos, el Departamento de Desarrollo Administrativo de Innovación Institucional, a través de la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental, liderada por Diana Patricia Moreno Cetina, realiza mesas de trabajo sobre el tema de Laboratorios de Simplicidad, dado que el uso del lenguaje sencillo permite mejor comprensión de la información evitando confusiones y múltiples interpretaciones.
«Esta metodología busca simplificar documentos, formatos complejos e información del Estado relacionada con trámites, servicios, programas, normas y respuestas a la ciudadanía en un lenguaje claro, con el fin de garantizar la comprensión del mensaje y el uso de la información pública por parte de la ciudadanía» explicó Diana Moreno.
Los Laboratorios de Simplicidad se realizan al interior de la Alcaldía, con el equipo técnico de las entidades que elaboran los documentos y un grupo de posibles usuarios, que en un ejercicio colaborativo construyen versiones más sencillas y claras de los documentos para los usuarios, logrando así el equilibrio entre lenguaje especializado y lenguaje ciudadano.
Para llevar a cabo el Laboratorio de Simplicidad es necesario conocer las pautas y lineamientos del lenguaje claro, de manera que la comunicación sea simple y asertiva; para ello, el Departamento Nacional de Planeación ha dispuesto herramientas como la Guía de Lenguaje Claro ´para Servidores Públicos, 10 pasos para comunicarse en lenguaje claro y un curso virtual de lenguaje claro.
De otra parte, los documentos que se pueden simplificar son todos aquellos producidos por el Estado, pero se recomienda empezar por los que son menos claros para los ciudadanos; así mismo, si la respuesta a un requerimiento se envía por correo electrónico se sugiere incluir una encuesta que capture la evaluación de claridad, esto permite determinar cuáles documentos mejorar.
Además, el impacto en la ciudadanía se puede determinar por la cantidad de personas que lo usan o por la demanda del trámite o servicio y la eficiencia institucional. De igual forma, a través del sistema de correspondencia de la entidad, se pueden identificar los temas que han recibido mayor número de requerimientos y cuántos de estos han tenido interacción para aclarar la información suministrada.
La comunicación misional o estratégica del ente oficial, definirá la forma en que se comunica y da acceso a documentos como planes, programas, proyectos y normativa que rige a la entidad.
Fuente: María Cristina Bedoya Gómez / Alcaldía de Cali
